Wat Bobbie bewaart, en met wie het werkt

Bamboe BV, België, biedt Bobbie aan. Vragen over je gegevens stuur je naar kasper@valued.be.

• Wachtlijst: je e-mailadres, gekozen taal, aanmeldbron en de browserinformatie die bij je aanmelding wordt meegestuurd.
• Instellingen van je werkruimte: naam, taal, tijdzone, plan, welke acties aan staan, wie de installatie deed (Slack-gebruikers-id en e-mailadres), leden en toegangsrechten.
• Gebruik: welke actie wanneer liep, of ze slaagde en hoeveel credits ze kostte. Sommige registraties bevatten ook een verwijzing naar een CRM-record, zoals een afspraak. Technische foutlogs kunnen ook opzoekgegevens bevatten, zoals een ondernemingsnummer.
• Versleutelde CRM-tokens: de sleutels waarmee Bobbie in Teamleader mag lezen en schrijven. Bobbie ontsleutelt deze tokens wanneer het ze gebruikt.
• Berichten en resultaten: chatberichten, opdrachten en hun resultaten, waaronder CRM-inhoud. Bobbie haalt recente gesprekscontext uit het afgelopen uur op. Berichten, opdrachten en resultaten worden 24 uur na hun ontstaan automatisch uit de database verwijderd.
• Gedeeld werkgeheugen: bedrijfsinformatie en inzichten over je verkoopproces of klanten. Bobbie kan tijdens een gesprek inzichten opslaan zonder een aparte bevestiging. Dit geheugen kan ook in gesprekken met andere leden van dezelfde werkruimte worden gebruikt.
• Openstaande en uitgevoerde taken: voorstellen die op bevestiging wachten, ontvangen CRM-gebeurtenissen, geplande berichten en uitvoeringsgegevens. Die kunnen persoonsgegevens en CRM-inhoud bevatten.
• Betaalgegevens: klant-, mandaat-, abonnements- en betaalreferenties, bedragen, valuta, betaalmomenten, plan, seats, creditverbruik en gegevens voor betaalopvolging of opzegging.

Bobbie maakt geen volledige kopie van je Teamleader-database. Het haalt gegevens op voor opdrachten en kan resultaten tijdelijk hergebruiken. Delen daarvan kunnen in berichten, werkgeheugen en taakgegevens blijven staan.

Bobbie ruimt tijdelijke audiobestanden na verwerking op. Dat verwijdert de oorspronkelijke opname in Slack niet. Verwijdering bij de transcriptiedienst is daarmee ook niet aangetoond.

Gegevens worden niet uitsluitend in de EU verwerkt. Dit overzicht onderscheidt de huidige instellingen van afspraken die nog moeten worden bevestigd.

Modal

Verwerkt chat, CRM-opdrachten en geplande taken.

Verwerking: Rekenwerk in de Europese Economische Ruimte. De standaardroute voor invoer en uitvoer loopt via de VS.

Vercel

Host de website, het dashboard en de verwerking van login en instellingen.

Verwerking: De ingestelde serverregio is Washington, VS. Statische websitebestanden worden wereldwijd verspreid.

Supabase

Bewaart accounts, instellingen, berichten, werkgeheugen, versleutelde tokens en uitvoerings- en betaalgegevens.

Verwerking: De database staat in Frankfurt, Duitsland.

OpenRouter en taalmodelaanbieders

Ontvangen je vraag, relevante gesprekscontext, werkgeheugen en resultaten van opdrachten. Dat kan CRM-inhoud of uitgeschreven audio bevatten. De modelkeuze is instelbaar.

Verwerking: Met de standaard EU-instelling vraagt Bobbie Europese modelverwerking zonder training of blijvende opslag bij de modelaanbieder. Het gebruikt de standaardgateway van OpenRouter. Dit garandeert geen uitsluitend Europese verwerking van de volledige aanvraag.

Deepgram

Ontvangt audio, of bij een openbare opname de audiolink, en zet spraak om in tekst.

Verwerking: Bobbie gebruikt de standaarddienst, niet de afzonderlijke Europese dienst. Verwerking uitsluitend in de EU is niet bevestigd.

Apify en de gebruikte LinkedIn-scrapers

Ontvangen LinkedIn-links en leveren profiel- of bedrijfsgegevens. Apify kan opdrachten en resultaten bewaren; Bobbie verwijdert die daar niet automatisch.

Verwerking: Verwerkingslocaties en afspraken met de betrokken aanbieders moeten nog worden bevestigd.

Perplexity

Ontvangt bedrijfsnamen of een persoonsnaam met bedrijfscontext voor webonderzoek. Resultaten kunnen daarna ook naar het taalmodel gaan.

Verwerking: Er is geen Europese verwerkingsregio ingesteld.

CBEAPI

Ontvangt Belgische ondernemings- of btw-nummers en levert openbare bedrijfsgegevens uit de KBO.

Verwerking: De verwerkingslocatie moet nog worden bevestigd.

Mollie

Verwerkt betalingen. Bobbie bewaart betaalreferenties en betaalstatussen, geen volledige kaart- of rekeningnummers.

Verwerking: Bewaring en verwerking bij Mollie vallen onder de afspraken voor de betaaldienst.

Slack

Bewaart de berichten en bestanden in je Slack-werkruimte en geeft opdrachten door aan Bobbie.

Verwerking: Volgens de instellingen en afspraken van je Slack-werkruimte.

Teamleader Focus

Levert CRM-gegevens via de gekoppelde account en ontvangt bevestigde wijzigingen.

Verwerking: Volgens de instellingen en afspraken van je Teamleader-account.

Als je Bobbie vraagt een contact of bedrijf te verrijken, zoekt het publieke bronnen op, waaronder LinkedIn. Bij een gevraagde afspraakvoorbereiding staat verrijking standaard aan. Je kunt vragen om een voorbereiding zonder verrijking. Geplande afspraakvoorbereidingen gebruiken verrijking alleen als de werkruimte die optie heeft ingeschakeld; standaard staat die optie uit.

Verrijking wijzigt je CRM niet. Een wijziging in Teamleader vereist daarna bevestiging. De resultaten kunnen wel in Bobbie's gespreks- en taakgegevens worden opgeslagen. Openbare beroepsgegevens kunnen persoonsgegevens zijn. De rechtsgrond en informatie aan betrokken contacten moeten voor het gebruik worden beoordeeld.

Bobbie gebruikt AI om vragen te beantwoorden en teksten voor te bereiden. Antwoorden kunnen fouten bevatten. Controleer klantgegevens, bedragen en teksten voordat je ze gebruikt. CRM-wijzigingen via Bobbie's tools vereisen jouw bevestiging.

Chatberichten, opdrachten en hun resultaten worden 24 uur na hun ontstaan verwijderd. Van afgeronde meldingen (verzonden, overgeslagen of mislukt) verwijdert Bobbie 24 uur na afloop de berichttekst en de ontvangen CRM-gebeurtenis; een technische referentie blijft bestaan zodat dezelfde melding niet twee keer wordt gestuurd. Niet-bevestigde wijzigingsvoorstellen worden 24 uur na hun vervaltijd verwijderd. Werk dat nog loopt of waarvan de uitkomst onzeker is, blijft bewaard tot het is afgehandeld. Het gedeelde werkgeheugen, gebruiksregistraties en betaalgegevens volgen eigen regels en vallen niet onder deze termijn.

Na verwerking van een geldige Slack-verwijdermelding ruimt Bobbie de installatie, CRM-koppeling, gesprekken, inzichten en inhoud van taken op. Bij onzekere intrekking van toegang kan die afhandeling vertragen. Je account, lidmaatschappen, bedrijfsprofiel, voorkeuren, gebruiks- en betaalgegevens en bepaalde uitvoeringsreferenties blijven bewaard. Dit is geen volledige verwijdering van alle gegevens, back-ups of kopieën bij andere diensten. Een verwerkte herinstallatie wist eveneens de oude gesprekken en inzichten.

Betaal- en boekhoudgegevens krijgen een afzonderlijke bewaartermijn op basis van de toepasselijke verplichtingen. Die termijn geldt niet automatisch voor alle gebruiksgegevens.

Je kunt een verzoek doen om gegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen. Mail kasper@valued.be met je verzoek. We bekijken welke gegevens en diensten erbij betrokken zijn. Klachten kun je ook richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.